| Назва: | Складання та оформлення довідково-інформаційних документів |
| Тип: | Реферати |
| Мова: | Українська |
| Розмiр: | 9,66 KB |
| Скачувань: | 171 |
3. Порядковий номер протоколу (після слова протокол).
4. Дата засідання.
5. Місце засідання.
6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
7. Заголовок до тексту.
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.
Схема складання витягу з протоколу:
Відомство
Найменування підприємства
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА
12.05.00 №567
м. Хмельницький Найменування протоколу
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.
2. СЛУХАЛИ:
Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1_______________
Голова (підпис) Ініціали, прізвище
Секретар (підпис) Ініціали, прізвище
Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище
12.05.00
4. Службові листа
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
2. На прохання підвідомчих установ.
3. При здійсненні оперативних зв'язків.
4. Рекламна діяльність фірми.
5. По роботі з клієнтами.
6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Формуляр листа включає наступні реквізити:
1. Емблему, нагороди.
2. Назву та адресу організації - відправника.
3. Номер та дату листа.
4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.
6. Текст.
7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.
8. Підтис керівника.
9. Віза виконувача.
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.
2. - інформаційні, гарантійні.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виспана.......
4. Дата засідання.
5. Місце засідання.
6. Гриф затвердження (якщо є необхідність затверджувати).
7. Заголовок до тексту.
8. Кількісний склад учасників (якщо до 10-12 називають усіх, якщо більше - вказують загальну кількість + реєстраційний лист).
9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).
10. Порядок денний (питання, запропоновані для розгляду у називному відмінку).
11. Текст.
12. Перелік додатків з вказанням кількості сторінок.
13. Підписи голови та секретаря.
14. Гриф затвердження (якщо необхідно).
Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).
В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.
В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.
З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.
Схема складання витягу з протоколу:
Відомство
Найменування підприємства
ВИТЯГ З ПРОТОКОЛА
12.05.00 №567
м. Хмельницький Найменування протоколу
ПОРЯДОК ДЕННИЙ
1. Затвердження плану роботи Доповідач Савчук П. Л.
2. СЛУХАЛИ:
Савчук П. Л. Ознайомив...... і далі по тексту.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1_______________
Голова (підпис) Ініціали, прізвище
Секретар (підпис) Ініціали, прізвище
Вірно: Інспектор (підпис) Ініціали, прізвище
12.05.00
4. Службові листа
Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.
На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:
1. Підготовані на вимогу вищестоящих функціональних органів.
2. На прохання підвідомчих установ.
3. При здійсненні оперативних зв'язків.
4. Рекламна діяльність фірми.
5. По роботі з клієнтами.
6. Зв'язані із зовнішньоекономічними відносинами фірми.
Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.
Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.
Формуляр листа включає наступні реквізити:
1. Емблему, нагороди.
2. Назву та адресу організації - відправника.
3. Номер та дату листа.
4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного документа.
6. Текст.
7. Перелік додатків з вказівкою кількості сторінок.
8. Підтис керівника.
9. Віза виконувача.
На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.
Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.
1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.
2. - інформаційні, гарантійні.
Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.
Супроводжувальний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.
Ініціативні листи - організація звертається з метою отримання яких-небудь пояснень, вказівок, додаткових відомостей.
Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).
2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема
1) повтор, прохання, на яке складається відповідь;
2) обгрунтування причини відмови;
3) конотація відмови.
Приклад тексту:
Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено У строки, що вказані в угоді. 3. Супроводжувальні листи. Приклад тексту.
У відповідності з домовленістю (Вашим проханням) направляємо підписаний з нашої сторони договір №__від___. Довідка про фінансування буде виспана.......