1 2

Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення. Він фік¬сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк¬тивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у за¬фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по¬рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням - службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підпри¬ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус¬тановами чи організаціями;

призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інфор¬маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо¬бового складу;

напрямком - вхідні й вихідні;

формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна¬ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет¬ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку¬ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й ду¬же термінові:

• звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові - зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення - оригінали, копії й виписки:

• оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія - це точне відтворення оригіналу. На копії докумен¬та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час¬тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір¬ник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю - прості (односкладові) й складні;

строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 ро¬ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство¬рення називаються діловодством.

ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

Таблиця

Таблиця -це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані ви¬ступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.

Зразок таблиці:

Таблиця № 5

Затверджено вченою радою

факультету (вузу)_____________

Протокол №____ від «___» _______ 1995 р.

План підготовки кандидатів наук

на 1995-2000 роки __________факультету

1 2